E-Mails sind ein zentraler Bestandteil geschäftlicher Kommunikation – und oft geschäftskritische Dokumente. Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass Ihre Korrespondenz jederzeit verfügbar, manipulationssicher und revisionskonform gespeichert wird. Unsere Lösung bietet Ihnen eine effiziente, gesetzeskonforme Archivierungslösung, die weit über die Standard-Archivierung der bekannten Provider hinausgehen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
✅ Rechtssicherheit: Erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung.
✅ Manipulationssicherheit: Schutz vor nachträglichen Änderungen oder Löschungen.
✅ Optimierte Speicherplatznutzung: Reduzieren Sie den Speicherbedarf und steigern Sie die Effizienz.
✅ Langfristige Verfügbarkeit: Auch nach Jahren sind alle E-Mails schnell auffindbar.
✅ Einfache Wiederherstellung: Wiederherstellung verlorener oder versehentlich gelöschter E-Mails in Sekunden.
✅ Einfache Integration: Kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Servern und Clients.
Funktion
| Funktion | Unsere Lösung | M365 Archivierung | Google Mail Archivierung |
|---|---|---|---|
| Zugriff über externe Clients | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Eingeschränkt |
| Dedizierter Zugriff über separierte Zugänge | ✅ Ja | ❌ Nicht gegeben | ❌ Nicht gegeben |
| Rechtssichere Archivierung | ✅ Ja | ❌ Nicht gegeben | ❌ Nicht gegeben |
| Manipulationssicherheit | ✅ Ja | ❌ Teilweise | ❌ Teilweise |
| Unbegrenzte Speicherdauer | ✅ Ja | ❌ 10 Jahre max. | ❌ 10 Jahre max. |
| DSGVO & GoBD-konform | ✅ Ja | ❌ Teilweise | ❌ Teilweise |
| Unabhängigkeit von Anbieter | ✅ Ja | ❌ Nicht gegeben | ❌ Nicht gegeben |
| Einfache Integration externer Anbieter* | ✅ Ja | ❌ Eingeschränkt | ❌ Eingeschränkt |
| Backup & Wiederherstellung | ✅ Ja | ❌ Eingeschränkt | ❌ Eingeschränkt |
* Unter externen Anbietern verstehen wir die Einbindung von externen Postfächern, die nicht auf der selben Plattform zur Verfügung gestellt werden und über Standardschnittstellen wie API oder IMAP angebunden werden können.
In Deutschland gibt es mehrere gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung, die Unternehmen beachten müssen:
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit elektronischer Dokumente.
HGB (Handelsgesetzbuch) § 257: Pflicht zur Aufbewahrung geschäftlicher Korrespondenz für bis zu 10 Jahre.
AO (Abgabenordnung) § 147: Verpflichtung zur Archivierung steuerlich relevanter E-Mails für 6 bis 10 Jahre.
DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Anforderungen an Datenschutz und den Schutz personenbezogener Daten.
Mit unserer rechtssicheren Archivierungslösung erfüllen Sie oben genannten Anforderungen und sichern Ihr Unternehmen vor Compliance-Risiken ab. Lassen Sie sich jetzt unverbindlich zur Mailarchivierung beraten.